Het belangrijkste doel van KleanApp is kwaliteitscontrole. Eén kamer in het object wordt individueel gecontroleerd en in detail geëvalueerd. De protocolfunctie kan worden gebruikt om audits en gezamenlijke inspecties te documenteren. De kwaliteitsrapporten bieden een uitgebreid overzicht van de reinigingskwaliteit met afbeeldingen, statistieken en afbeeldingen.
kwaliteitscontrole
AdHoc en geplande controles (ook in overeenstemming met DIN 2859-1)
Selecteer de te bedienen ruimten voor AdHoc-besturingselementen. Voor geplande controles maakt de willekeurige generator een lijst met de ruimten in het object die moeten worden gecontroleerd op basis van uw criteria. U kunt din 2859-1 of andere ruimtelijke gegevens als criteria kiezen.
Integratie van uw servicegidsen
U kunt uw servicemappen volledig integreren in KleanApp of de besturingsobjecten instellen op gebruikstype of kamergroepen.
Hoofdgegevens beheren
U kunt op elk gewenst moment alle belangrijke instellingen (intervallen, evaluatiemodus, besturingsobjecten, enz.) op het systeem maken.
Ticketsysteem
Een ticketsysteem is een softwarefunctie die het mogelijk maakt om klantproblemen (tickets) zoals aanbiedingen, klachten of storingen professioneel vast te leggen, te verwerken en bij te houden.
Automatische tickets voor rework en follow-up
Als onderdeel van de kwaliteitscontroles maakt het systeem automatisch tickets voor herwerking in geval van slechte beoordelingen. Nacontroles kunnen ook automatisch via het systeem worden aangemaakt. Via een geavanceerd rechtensysteem komen de tickets in realtime bij de verantwoordelijke persoon terecht.
Betrokkenheid van klanten en bezoekers via QR-code
Klanten en bezoekers kunnen een QR-code in het toilet gebruiken .B om afwijkingen en defecten te melden. Daarnaast kunnen tickets ook gemeld worden via een objectspecifieke link.
Integratie van bestaande ticketsystemen (per e-mail)
KleanApp kan inkomende e-mails omzetten in tickets en deze toewijzen aan het juiste object of medewerkers. Op deze manier kunt u ook bestaande ticketopnames .B klanten integreren.
tijdregistratie
KleanApp biedt verschillende mogelijkheden voor digitale tijdregistratie.
Barcode, NFC, iBeacons, Telefoon en Terminal
KleanApp ondersteunt barcode, NFC-tags en iBeacons-scanmethoden, evenals tijdregistratie via telefoon en terminals. Afhankelijk van het project en de omstandigheden ter plaatse kunt u kiezen tussen de afzonderlijke methoden.
Real-time waarschuwingen (optioneel met GPS-tracking)
Tal van waarschuwingen ondersteunen u in uw dagelijkse werk. U wordt tijdig geïnformeerd als er geen medewerker in het object verschijnt of als er afwijkingen zijn (scan buiten het object). U kunt dus handelen voordat uw klant klaagt.
Rapportage
Alle gegevens kunnen worden verwerkt in rapportage en geëxporteerd voor verdere verwerking. De aankomsten en afwezigheden van uw medewerkers worden duidelijk in realtime vermeld.
KI-Tools
KleanApp setzt Künstliche Intelligenz gezielt dort ein, wo sie Ihre Sachbearbeitung spürbar entlastet: bei der Auswertung großer Datenmengen aus Zeiterfassung und Abwesenheiten. Die KI fasst Probleme zusammen, hebt Auffälligkeiten hervor und schlägt konkrete nächste Schritte vor – Sie behalten die Entscheidung in der Hand.
KI-Auswertung der Zeiterfassung
Für einen einzelnen Mitarbeiter analysiert die KI alle Befunde aus der Zeiterfassung im gewählten Zeitraum – etwa Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz, fehlende Pausen oder ungewöhnliche Stempelungen. Sie erhalten eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Probleme, eine priorisierte Liste empfohlener nächster Schritte und einen Hinweis, wann eine Eskalation sinnvoll ist. So sehen Sie auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht, statt jede einzelne Auffälligkeit selbst bewerten zu müssen.
KI-Auswertung der Abwesenheiten
Im gewählten Zeitraum prüft die KI alle Krankmeldungen auf typische Muster: gehäufte Krankheit rund um Wochenenden, Krankmeldungen direkt vor oder nach dem Urlaub sowie Krankheit an Brückentagen. Die Auswertung enthält eine Zusammenfassung der Auffälligkeiten, eine Liste der betroffenen Mitarbeiter mit konkreten Daten und – falls die Muster signifikant sind – eine Empfehlung an die Personalabteilung. So erkennen Sie Trends frühzeitig, ohne stundenlang Excel-Listen vergleichen zu müssen.
KI-Auswertung des Dienstplans
Für den aktuell sichtbaren Zeitraum der Dienstplan-Übersicht analysiert die KI alle geplanten Schichten – Einzeltermine und expandierte Serien – zusammen mit den Abwesenheiten der Mitarbeiter. Sie erkennt Konflikte (Schicht trotz genehmigter Abwesenheit), Mitarbeiter mit auffällig hoher oder niedriger Schichtzahl, Häufungen von Wochenend- oder Brückentagsschichten bei einer Person, einseitige Personalverteilung in einzelnen Objekten und die Verteilung von Vertretungen. Sie erhalten eine Zusammenfassung in wenigen Sätzen, eine priorisierte Liste der wichtigsten Befunde mit Datum, Mitarbeiter und Objekt sowie konkrete Handlungsempfehlungen für Planer und Objektleiter. So sehen Sie auf einen Blick, wo der Plan noch nachjustiert werden sollte, statt das Grid Tag für Tag selbst durchgehen zu müssen.
KI-Auswertung der Lohnvorbereitung
Vor dem Übergeben der Lohndaten an die Buchhaltung prüft die KI die Lohneinträge des gewählten Monats auf Plausibilität – pro Mitarbeiter, Tag, Lohnart und Kostenstelle. Sie erkennt ungewöhnlich hohe Tagesstunden, auffällig viele Einträge an einem Tag, Zuschlagsbuchungen ohne passenden Grund-Eintrag, Inkonsistenzen zwischen Stunden und Tagen sowie Hinweise aus manuellen Änderungen. Sie erhalten eine kompakte Zusammenfassung der Auffälligkeiten, eine Liste der betroffenen Einträge mit Datum und Mitarbeiter sowie – falls nötig – eine Empfehlung an die Lohnbuchhaltung. So gehen Sie mit deutlich höherer Sicherheit in den Lohnlauf, statt jede Zeile selbst gegenprüfen zu müssen.
KI-Zusammenfassung von Tickets
Für ein einzelnes Ticket bündelt die KI den kompletten Verlauf – Statuswechsel, Zuweisungen, Kommentare – zu einem kompakten Steckbrief. Sie erhalten einen Überblick über die Vorgangsgeschichte, eine chronologische Kurzdarstellung der wichtigsten Schritte, eine Liste der offenen Punkte mit Zuständigkeiten sowie Hinweise auf Risiken wie überfällige Fälligkeiten oder mehrfache Neuzuweisungen. Gerade bei langen Tickets sparen sich Sachbearbeiter spürbar Zeit beim Wiedereinstieg.
KI Objekt-Briefing
Auf Knopfdruck erstellt die KI einen Steckbrief zu einer Liegenschaft: Stammdaten und Anschrift, Qualitätstrend der letzten Kontrollen, offene Tickets, die jüngste Kommunikation mit dem Auftraggeber sowie geplante Einsätze der kommenden 14 Tage. Das Briefing hebt Stärken, Risiken und empfohlene nächste Aktionen hervor – ideal für Objektleiter beim Einarbeiten in neue Objekte, für die Vorbereitung von Kundenterminen oder für die Vertretung in Urlaubsphasen.
Sicher und nachvollziehbar
Alle KI-Auswertungen arbeiten ausschließlich mit den Daten Ihres Mandanten, respektieren die jeweiligen Modul- und Benutzerrechte und ändern nichts an Ihren Datenbeständen. Pro Funktion und pro Mandant lassen sich die KI-Tools einzeln freischalten – Sie behalten jederzeit die Kontrolle, welche Daten an die KI weitergegeben werden. Der Token-Verbrauch wird transparent protokolliert.
Financiën
Der gesamte Prozess vom Angebot bis zur fertigen Rechnung - inklusive Arbeitsscheine und Sonderleistungen - ist in KleanApp abgebildet.
Aanbod
Mit KleanApp erstellen Sie schnell aus vorgefertigten Textbausteinen Angebote über die verschiedensten Leistungen - egal ob Einmalauftrag, Monatspauschale oder Abrechnung nach Arbeitsschein.
Arbeitsscheine und Sonderleistungen
Ihre Mitarbeiter können über unsere App vor Ort die Arbeitscheine vom Kunden digital unterschreiben lassen. Der unterschriebene Arbeitsschein wird dann sofort per E-Mail an den Innendienst gesendet. Auch nicht beauftragte spontane Einsätze können vor Ort schnell erfasst und vom Kunden per Unterschrift bestätigt werden.
Rekeningen
Aus den Aufträgen kann per Knopfdruck die Rechnung erzeugt werden, entweder einzeln oder komplett als Rechnungslauf. Arbeitsscheine und Sonderleistungen werden als PDF mit Kundenunterschrift automatisch an die Rechnung angehängt.
CRM
Unser Modul CRM dokumentiert und lenkt die gesamte Kommunikation zwischen Ihrem Innendienst und Ihren Kunden.
Übersichtliche Darstellung
Wenn ein Kunde anruft, sehen Ihre Mitarbeiter auf einen Blick alle wichtigen Vorgänge - alle E-Mails, Tickets, Notizen und Anrufe.
Automatischer E-Mail Import
Sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails Ihres Innendienstes und Ihrer Kunden können auf Wunsch automatisch nach KleanApp importiert und den entsprechenden Kontakten zugewiesen werden.
Formulieren
Om u op weg naar digitalisering nog een bouwsteen te geven, kunt u uw formulieren elektronisch in kaart brengen met KleanApp. U kunt de formulieren opnemen in ons ticketsysteem of ze achterlaten als selectie voor het object.
Toepassingsgebieden van elektronische formulieren
Onze klanten gebruiken formulieren voor:
- Acceptatiecertificaten
- Objectaudits
- Controlelijsten
- Materiële bestellingen
Zelf formuliervelden definiëren
Vanaf onze website maakt u individuele formuliervelden aan en via de app is het formulier dan toegankelijk, ingevuld, ondertekend en opgeslagen. Foto's kunnen ook als bewijs worden geïntegreerd.
Form Designer - Maak uw eigen PDF-bestand
U kunt het resultaat (ingevuld formulier als PDF-document) zelf ontwerpen en aanvullen met uw bedrijfslogo en kleurenschema.
Wagenpark (GPS-tracking) en rijbewijscontrole
Rijbewijscontrole is een essentieel onderdeel van het wagenparkbeheer. Elk bedrijf dat zijn werknemers service- of poolvoertuigen levert, moet regelmatig de rijbewijzen van zijn werknemers controleren. Met de GPS-tracking van de voertuigen vullen we de wagenparkmodule aan.
Wagenpark (GPS-tracking)
Er is een GPS-tracker in het voertuig geïnstalleerd. Op een kaart kunt u de paden en locaties van uw voertuigen live volgen.
Rijbewijscontrole
Geautoriseerde mensen in uw bedrijf kunnen onze app gebruiken om het rijbewijs van werknemers te controleren. De app maakt automatisch de volgende inspectie en een herinnering voor elke werknemer volgens uw specificaties (maandelijks, elke drie maanden, enz.). Voor deze variant is geen licentie vereist voor de individuele werknemers.
Rijbewijs zelfcontrole
Met behulp van een NFC-chip op hun rijbewijs kunnen werknemers hun rijbewijs scannen met behulp van de app. De rijbewijscontrole is dus gedocumenteerd. Ontbrekende besturingselementen worden duidelijk weergegeven op de website.
Inventarisatie en DGUV testen
Met onze Inventory module kunt u uw elektrische apparatuur zoals stofzuigers registreren, de locatie volgen, DGUV-tests documenteren en herinnerd worden aan de tests die nodig zijn.
DGUV-tests
U ontvangt maandelijks een overzicht van welke apparaten in afwachting zijn van een DGUV-controle en waar deze apparaten zich momenteel bevinden. De apparaten worden verzameld, naar het magazijn gereden en daar getest door een specialist. De inspectiedatum wordt gedocumenteerd en de documenten worden in het apparaat opgeslagen.
Welk apparaat bevindt zich waar
Door de barcode te scannen, kunt u precies zien welk apparaat waar is. Wanneer een werknemer het apparaat van het magazijn naar een object brengt of een apparaat van het ene object naar het andere brengt, wordt het object geselecteerd en wordt de streepjescode gescand. Het apparaat wordt automatisch toegewezen aan het nieuwe object.
Exporteren voor boekhouding
Uw boekhouding kan de gegevens exporteren als een lijst voor het berekenen van jaarlijkse afschrijvingen (vaste activa/GWG).
Ontwerpers van dashboards, formulieren en rapporteren
We hebben drie verschillende tools waarmee u formulieren, rapporten en ons dashboard kunt aanpassen en aanpassen aan uw behoeften.
De vormontwerper
In KleanApp kunt u zoveel formulieren digitaliseren als u wilt en deze implementeren in de app voor bewerking. Met onze nieuwe ontwerper kunt u ook de resultaten (PDF-bestanden) met logo of iets dergelijks aanpassen.
De dashboardontwerper
Naast ons standaarddashboard kunt u verschillende aangepaste dashboards maken om de informatie te maken waar u om geeft. Met een individueel dashboard krijgen de afzonderlijke functies (objectmanager, interne service en beheer) precies de evaluaties en informatie die u nodig heeft voor uw dagelijkse werk.
De rapportontwerper
Wij bieden u al enkele standaard rapportages aan en bestaande filters kunnen optimaal geanalyseerd worden. Daarnaast kunt u samen met onze rapportontwerper uw eigen rapportages samenstellen en visueel aantrekkelijk en duidelijk ontwerpen. De gegenereerde rapporten kunnen vervolgens met één klik worden opgehaald als PDF-bestand of Excel-bestand.
Opleiding
Met onze training module kunt u de training, training en veiligheidsinstructie van uw medewerkers beheren, uitvoeren en volgen. U wordt op de hoogte gebracht van de vereiste training.
Training geven via de app
Objectlijnen kunnen video's en trainingsmateriaal afspelen vanaf de tablet. De medewerker bevestigt de deelname door ondertekening op de tablet. De deelname aan de training en de bevestiging met handtekening worden gedocumenteerd op de website. Je behaalt een consistente kwaliteit door gebruik te maken van vooraf bepaald trainingsmateriaal.
Training beheren
Op de website kunt u nieuwe trainingen maken en bestaande trainingen beheren. U kunt opgeven voor welke medewerkers of functies deze training verplicht is. In grote bedrijven kunnen ook individuele gebieden worden gedefinieerd waarin training onmisbaar is (cleanroom, productie).
Trainingsbehoeften identificeren en analyseren
Je kunt duidelijk zien wanneer welke training/instructie verloopt en welke medewerkers omgeschoold moeten worden en wanneer. U kunt uw planning er vervolgens op aanpassen.
Sleutels
Die Weitergabe von Schlüsseln und anderen wichtigen Gegenständen an Mitarbeiter kann hiermit nachverfolgt werden.
Genaue Identifikation der Schlüssel
Jeder Schlüsselbund ist mit einem NFC-Anhänger ausgestattet. Durch Einlesen des Tags kann der Schlüsselbund so eindeutig identifiziert werden.
Unterschrift des Empfängers
Der Mitarbeiter der die Schlüssel in Empfang nimmt unterschreibt auf dem Display des Handys oder Tabletts des Ausgebers. Damit ist eine genaue Dokumentation der Übergabe gewährleistet.
Rooster
Mit dem Modul Dienstplan können Sie Arbeits- und Einsatzzeiten für Ihre Mitarbeiter und die betreuten Objekte festlegen und bewahren so einen Überblick über die Auslastung und Einteilung Ihres Personals.
Arbeitszeitfenster und Wochenarbeitszeit
Sie können für Ihre Mitarbeiter die möglichen Start- und Endzeiten und die maximale Arbeitszeit je Wochentag eintragen, ebenso die vertragliche Wochenarbeitszeit. Beim Objekt können Sie hinterlegen, in welchem Zeitfenster gereinigt werden darf.
Einteilung über Drag&Drop
Über die interaktive Kalenderansicht können Sie Mitarbeiter auf Objekte verplanen. Sie haben die Möglichkeit den Dienstplan nach Objekt oder nach Benutzer zu erstellen. Die Zuweisung erfolgt einfach über Drag&Drop, Uhrzeit und Wiederholungen können nachträglich bearbeitet werden. Die Anzeige der Differenz zwischen Soll- und Ist-Stunden ermöglicht Ihnen die Auslastung der Mitarbeiter und Objekte zu erfassen.
Soll- / Ist-Stunden in der Zeiterfassung
Die Sollstunden beim Mitarbeiter und/oder Objekt werden in die Zeiterfassung übernommen und können dort gegenübergestellt und analysiert werden.
Afspraken/Taken
Die Module Termine und Aufgaben ermöglichen es, anstehende Ereignisse digital zu erfassen. Die Terminansicht gibt Mitarbeitern einen Rundum-Überblick, denn hier laufen alle wichtigen Events aus anderen KleanApp-Modulen zusammen.
Termine - Kalenderansicht und Benachrichtigung bei Fälligkeit
Sie können für Ihre Mitarbeiter Termine eintragen und verwalten. Automatisch werden aus den anderen KleanApp-Modulen folgende wichtige Ereignisse als Termin übernommen: fällige Tickets, Aufgaben, geplante Kontrollen, Sollstunden aus Schnittstellen und aus unserem Dienstplan, sowie Daten aus dem Modul Reinigungsdokumentation. Durch die Kalenderübersicht in App und Web und die automatische Benachrichtigung über Push-Mitteilungen verpassen Sie und Ihre Mitarbeiter keine wichtigen Events mehr.
Aufgaben - behalten Sie den Überblick, was wurde erledigt?
Mit dem Modul Aufgaben können Sie Mitarbeitern Tätigkeiten zuweisen. Im Unterschied zum Ticketsystem sind Aufgaben für Tätigkeiten/Erledigungen gedacht, die keinen eigenen Workflow wie beim Ticketsystem benötigen. Ihre Mitarbeiter können die Aufgaben in der App abhaken und über die Webseite haben Sie alles im Blick.
Interfaces
Financiën
- Excel-Export von Rechnungen
- Export Controlling (DB1-Auswertung)
- Export von Rechnungen im DATEV-Format inklusive Belegen (zip-Datei)
- Export von Rechnungen im DATEV-Format 'XML-Schnittstelle online' inklusive Belegen (zip-Datei)
- Export Lexware (csv-Datei)
- Online Anbindung lexware office via API
tijdregistratie
- Excel-Export von Kommen/Gehen Buchungen
- Export Saphir (csv-Datei)
- Export Sage (txt-Datei)
- Export Digras (xml-Datei)
Lohnvorbereitung
- Export Datev 'Lohn und Gehalt' (txt-Datei)
- Export Datev 'Lodas' (txt-Datei)
- Export Addison (txt-Datei)
- Export Agenda (csv-Datei)
- Export Sage (csv-Datei)
- Export Lexware (txt-Datei)
referentiegegevens
Import- und Export aller relevanten Daten via Excel-Datei.
ERP- Systeme
- Zvoove via direkte API-Anbindung
- Navision/BSS via direkte API-Anbindung
Sensorik
- Tork-Easycube für Anbindung von Spendersystemen
- FeedbackNow für Kundenbefragungen
