Една от характеристиките на KleanApp е контролът на качеството. Всяка стая в имота се проверява индивидуално и се оценява подробно. Функцията за регистриране може да се използва за документиране на одити и съвместни инспекции. Докладите за качеството предоставят цялостен преглед на качеството на почистване с графики, статистически данни и изображения.
Контрол на качеството
Ad hoc и планови инспекции (също съгласно DIN 2859-1)
В случай на AdHoc проверки, вие избирате стаите, които да бъдат проверени. В случай на планирани проверки, генераторът на случайни числа създава списък на стаите, които ще бъдат проверени в обекта според вашите критерии. Можете да изберете DIN 2859-1 или други пространствени данни като критерии.
Интегриране на Вашите количествени сметки
Можете напълно да интегрирате количествено-стойностните си сметки в KleanApp или да дефинирате контролните обекти според видовете използване или групите стаи.
Управление на главни данни
Можете да направите всички важни настройки (интервали, режим на оценка, контролни обекти и т.н.) сами в системата по всяко време.
Билетна система
Системата за билети е софтуерна функция, която дава възможност за професионално записване, обработка и проследяване на притесненията на клиентите (билети) като оферти, оплаквания или смущения.
Автоматични билети за преработка и последващи проверки
Като част от контрола на качеството, системата автоматично създава билети за преработка в случай на лоши отзиви. Последващи проверки могат да бъдат създадени и автоматично чрез системата. Чрез сложна система за права билетите завършват с отговорното лице в реално време.
Интеграция на клиенти и посетители чрез QR код
Чрез QR код, например в тоалетната, клиентите и посетителите могат да съобщават за аномалии и дефекти. Освен това билетите могат да бъдат докладвани и чрез специфична за обекта връзка.
Интегриране на съществуващи билетни системи (по електронна поща)
KleanApp може да конвертира входящите имейли в билети и да ги присвои на правилния обект или отговорните служители. По този начин можете да интегрирате и съществуващите системи за билети, например от клиенти.
Проследяване на времето
KleanApp предлага различни опции за цифрово проследяване на времето.
Баркод, NFC, iBeacons, телефон и терминал
KleanApp поддържа методи за сканиране на баркод и NFC тагове, както и проследяване на времето чрез телефон и терминали. В зависимост от проекта и местните условия, можете да избирате между отделните методи.
Сигнали в реално време (по избор с GPS проследяване)
Многобройните предупредителни съобщения ви подкрепят в ежедневната ви работа. Ще бъдете информирани своевременно, ако служител не се появи в обекта или ако има аномалии (сканиране извън обекта). Това ви позволява да действате, преди клиентът ви да се оплаче.
Отчитане
Всички данни могат да бъдат редактирани в системата за отчитане и експортирани за по-нататъшна обработка. Посещаемостта и отсъствията на вашите служители са ясно изброени в реално време.
KI-Tools
KleanApp setzt Künstliche Intelligenz gezielt dort ein, wo sie Ihre Sachbearbeitung spürbar entlastet: bei der Auswertung großer Datenmengen aus Zeiterfassung und Abwesenheiten. Die KI fasst Probleme zusammen, hebt Auffälligkeiten hervor und schlägt konkrete nächste Schritte vor – Sie behalten die Entscheidung in der Hand.
KI-Auswertung der Zeiterfassung
Für einen einzelnen Mitarbeiter analysiert die KI alle Befunde aus der Zeiterfassung im gewählten Zeitraum – etwa Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz, fehlende Pausen oder ungewöhnliche Stempelungen. Sie erhalten eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Probleme, eine priorisierte Liste empfohlener nächster Schritte und einen Hinweis, wann eine Eskalation sinnvoll ist. So sehen Sie auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht, statt jede einzelne Auffälligkeit selbst bewerten zu müssen.
KI-Auswertung der Abwesenheiten
Im gewählten Zeitraum prüft die KI alle Krankmeldungen auf typische Muster: gehäufte Krankheit rund um Wochenenden, Krankmeldungen direkt vor oder nach dem Urlaub sowie Krankheit an Brückentagen. Die Auswertung enthält eine Zusammenfassung der Auffälligkeiten, eine Liste der betroffenen Mitarbeiter mit konkreten Daten und – falls die Muster signifikant sind – eine Empfehlung an die Personalabteilung. So erkennen Sie Trends frühzeitig, ohne stundenlang Excel-Listen vergleichen zu müssen.
KI-Auswertung des Dienstplans
Für den aktuell sichtbaren Zeitraum der Dienstplan-Übersicht analysiert die KI alle geplanten Schichten – Einzeltermine und expandierte Serien – zusammen mit den Abwesenheiten der Mitarbeiter. Sie erkennt Konflikte (Schicht trotz genehmigter Abwesenheit), Mitarbeiter mit auffällig hoher oder niedriger Schichtzahl, Häufungen von Wochenend- oder Brückentagsschichten bei einer Person, einseitige Personalverteilung in einzelnen Objekten und die Verteilung von Vertretungen. Sie erhalten eine Zusammenfassung in wenigen Sätzen, eine priorisierte Liste der wichtigsten Befunde mit Datum, Mitarbeiter und Objekt sowie konkrete Handlungsempfehlungen für Planer und Objektleiter. So sehen Sie auf einen Blick, wo der Plan noch nachjustiert werden sollte, statt das Grid Tag für Tag selbst durchgehen zu müssen.
KI-Auswertung der Lohnvorbereitung
Vor dem Übergeben der Lohndaten an die Buchhaltung prüft die KI die Lohneinträge des gewählten Monats auf Plausibilität – pro Mitarbeiter, Tag, Lohnart und Kostenstelle. Sie erkennt ungewöhnlich hohe Tagesstunden, auffällig viele Einträge an einem Tag, Zuschlagsbuchungen ohne passenden Grund-Eintrag, Inkonsistenzen zwischen Stunden und Tagen sowie Hinweise aus manuellen Änderungen. Sie erhalten eine kompakte Zusammenfassung der Auffälligkeiten, eine Liste der betroffenen Einträge mit Datum und Mitarbeiter sowie – falls nötig – eine Empfehlung an die Lohnbuchhaltung. So gehen Sie mit deutlich höherer Sicherheit in den Lohnlauf, statt jede Zeile selbst gegenprüfen zu müssen.
KI-Zusammenfassung von Tickets
Für ein einzelnes Ticket bündelt die KI den kompletten Verlauf – Statuswechsel, Zuweisungen, Kommentare – zu einem kompakten Steckbrief. Sie erhalten einen Überblick über die Vorgangsgeschichte, eine chronologische Kurzdarstellung der wichtigsten Schritte, eine Liste der offenen Punkte mit Zuständigkeiten sowie Hinweise auf Risiken wie überfällige Fälligkeiten oder mehrfache Neuzuweisungen. Gerade bei langen Tickets sparen sich Sachbearbeiter spürbar Zeit beim Wiedereinstieg.
KI Objekt-Briefing
Auf Knopfdruck erstellt die KI einen Steckbrief zu einer Liegenschaft: Stammdaten und Anschrift, Qualitätstrend der letzten Kontrollen, offene Tickets, die jüngste Kommunikation mit dem Auftraggeber sowie geplante Einsätze der kommenden 14 Tage. Das Briefing hebt Stärken, Risiken und empfohlene nächste Aktionen hervor – ideal für Objektleiter beim Einarbeiten in neue Objekte, für die Vorbereitung von Kundenterminen oder für die Vertretung in Urlaubsphasen.
Sicher und nachvollziehbar
Alle KI-Auswertungen arbeiten ausschließlich mit den Daten Ihres Mandanten, respektieren die jeweiligen Modul- und Benutzerrechte und ändern nichts an Ihren Datenbeständen. Pro Funktion und pro Mandant lassen sich die KI-Tools einzeln freischalten – Sie behalten jederzeit die Kontrolle, welche Daten an die KI weitergegeben werden. Der Token-Verbrauch wird transparent protokolliert.
Финанси
Der gesamte Prozess vom Angebot bis zur fertigen Rechnung - inklusive Arbeitsscheine und Sonderleistungen - ist in KleanApp abgebildet.
Предложения
Mit KleanApp erstellen Sie schnell aus vorgefertigten Textbausteinen Angebote über die verschiedensten Leistungen - egal ob Einmalauftrag, Monatspauschale oder Abrechnung nach Arbeitsschein.
Arbeitsscheine und Sonderleistungen
Ihre Mitarbeiter können über unsere App vor Ort die Arbeitscheine vom Kunden digital unterschreiben lassen. Der unterschriebene Arbeitsschein wird dann sofort per E-Mail an den Innendienst gesendet. Auch nicht beauftragte spontane Einsätze können vor Ort schnell erfasst und vom Kunden per Unterschrift bestätigt werden.
Сметки
Aus den Aufträgen kann per Knopfdruck die Rechnung erzeugt werden, entweder einzeln oder komplett als Rechnungslauf. Arbeitsscheine und Sonderleistungen werden als PDF mit Kundenunterschrift automatisch an die Rechnung angehängt.
CRM
Unser Modul CRM dokumentiert und lenkt die gesamte Kommunikation zwischen Ihrem Innendienst und Ihren Kunden.
Übersichtliche Darstellung
Wenn ein Kunde anruft, sehen Ihre Mitarbeiter auf einen Blick alle wichtigen Vorgänge - alle E-Mails, Tickets, Notizen und Anrufe.
Automatischer E-Mail Import
Sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails Ihres Innendienstes und Ihrer Kunden können auf Wunsch automatisch nach KleanApp importiert und den entsprechenden Kontakten zugewiesen werden.
Форми
За да ви предоставим още един градивен елемент по пътя към дигитализацията, можете да картографирате формулярите си по електронен път с KleanApp. Можете да интегрирате формулярите в нашата система за билети или да ги съхранявате като селекция в обекта.
Области на приложение на електронните формуляри
Нашите клиенти използват формуляри за::
- Сертификати за приемане
- Одити на обекти
- Списъци
- Поръчки за материали
Дефиниране на ваши собствени формулярни полета
Създавате отделни полета на формуляра чрез нашия уебсайт и след това формулярът може да бъде извикан чрез приложението, да бъдат попълнени, подписани и запазени. Снимките също могат да бъдат интегрирани като доказателство.
Дизайнер на формуляри - Проектирайте свой собствен PDF файл
Можете сами да проектирате резултата (попълнен формуляр като PDF документ) и да го попълните с логото и цветовата схема на вашата фирма.
Автомобилен парк (GPS проследяване) и проверка на шофьорската книжка
Проверката на шофьорската книжка е съществена част от управлението на автопарка. Всяка компания, която предоставя на служителите си сервизни или пул превозни средства, трябва редовно да проверява шофьорските книжки на своите служители. С GPS проследяването на превозните средства допълваме модула на автопарка.
Автомобилен парк (GPS проследяване)
В превозното средство е монтиран GPS тракер. Можете да проследявате маршрутите и местоположенията на вашите превозни средства на живо на картата.
Проверка на шофьорска книжка
Упълномощените лица във вашата компания могат да използват нашето приложение, за да проверят шофьорските книжки на служителите. Приложението автоматично създава следващата проверка и напомняне за всеки служител според вашите спецификации (месечно, на всеки три месеца и т.н.). При този вариант не се изисква лиценз за отделните служители.
Самоконтрол на шофьорската книжка
С помощта на NFC чип на шофьорската книжка служителите могат да сканират шофьорската си книжка чрез приложението. По този начин проверката на шофьорската книжка се документира. Липсващите контроли са ясно показани на уебсайта.
Инвентаризация и DGUV тестване
С нашия модул за инвентаризация можете да записвате вашите електрически уреди като прахосмукачки, да проследявате местоположението им, да документирате инспекциите на DGUV и да бъдете напомнени, когато се очакват проверки.
DGUV тестове
Всеки месец ще получавате преглед на това кои устройства трябва да бъдат тествани от DGUV и къде се намират тези устройства в момента. Устройствата се събират, закарват до склада и се проверяват там от специалист. Датата на теста се документира и документите се съхраняват с устройството.
Кое устройство се намира къде
Чрез сканиране на баркода можете да видите точно кое устройство къде се намира. Когато служител вземе устройството от склада в обект или премести устройство от един обект в друг, обектът се избира и след това баркодът се сканира. Устройството автоматично се присвоява на новия обект.
Експорт за счетоводство
Вашият счетоводен отдел може да експортира данните като списък за изчисляване на годишната амортизация (дълготрайни активи/GWG).
Проектанти на табла, формуляри и отчети
Разполагаме с три различни инструмента, с които можете напълно да адаптирате формуляри, отчети, както и нашето табло за управление към вашите нужди и да ги проектирате свободно.
Дизайнерът на формуляри
В KleanApp можете да дигитализирате колкото искате формуляри и да ги направите достъпни за редактиране в приложението. С нашия нов дизайнер можете също да проектирате резултатите (PDF файлове) поотделно с лого или подобно.
Дизайнерът на таблото
В допълнение към стандартното ни табло за управление, можете да създавате различни индивидуални табла и по този начин да компилирате точно информацията, която е важна за вас. С индивидуално табло отделните функции (мениджър на обекти, офис персонал и управление) получават точно оценките и информацията, от която се нуждаят за ежедневната си работа.
Дизайнерът на отчети
Вече ви предлагаме някои стандартни справки и съществуващите филтри могат да се използват за оптимален анализ на данните. Освен това можете да съставите свои собствени отчети и да ги направите визуално привлекателни и ясни с нашия дизайнер на отчети. След това генерираните отчети могат да бъдат извлечени като PDF файл или Excel файл с едно кликване.
Обучение
С нашия модул за обучение можете да управлявате, провеждате и проследявате инструкциите, свързани с образованието, обучението и безопасността на вашите служители. Ще бъдете информирани, когато се очаква обучение.
Провеждане на обучение чрез приложението
Фасилити мениджърите могат да възпроизвеждат видеоклипове и обучителни материали чрез таблета. Служителят потвърждава участието чрез подпис на таблета. Участието в обучението и потвърждението с подпис се документират на интернет страницата. Постигате постоянно качество чрез използването на предварително зададени учебни материали.
Управление на обучението
На уебсайта можете да създавате нови курсове за обучение и да управлявате съществуващите. Там можете да посочите за кои служители или кои функции това обучение е задължително. В големите компании също е възможно да се определят отделни области, в които обучението е незаменимо (чиста стая, производство).
Идентифициране и анализ на нуждите от обучение
Можете ясно да видите кога изтичат кои обучения/инструкции и кои служители трябва да бъдат преквалифицирани и кога. След това можете да базирате планирането си на това.
Ключове
Die Weitergabe von Schlüsseln und anderen wichtigen Gegenständen an Mitarbeiter kann hiermit nachverfolgt werden.
Genaue Identifikation der Schlüssel
Jeder Schlüsselbund ist mit einem NFC-Anhänger ausgestattet. Durch Einlesen des Tags kann der Schlüsselbund so eindeutig identifiziert werden.
Unterschrift des Empfängers
Der Mitarbeiter der die Schlüssel in Empfang nimmt unterschreibt auf dem Display des Handys oder Tabletts des Ausgebers. Damit ist eine genaue Dokumentation der Übergabe gewährleistet.
Списък
Mit dem Modul Dienstplan können Sie Arbeits- und Einsatzzeiten für Ihre Mitarbeiter und die betreuten Objekte festlegen und bewahren so einen Überblick über die Auslastung und Einteilung Ihres Personals.
Arbeitszeitfenster und Wochenarbeitszeit
Sie können für Ihre Mitarbeiter die möglichen Start- und Endzeiten und die maximale Arbeitszeit je Wochentag eintragen, ebenso die vertragliche Wochenarbeitszeit. Beim Objekt können Sie hinterlegen, in welchem Zeitfenster gereinigt werden darf.
Einteilung über Drag&Drop
Über die interaktive Kalenderansicht können Sie Mitarbeiter auf Objekte verplanen. Sie haben die Möglichkeit den Dienstplan nach Objekt oder nach Benutzer zu erstellen. Die Zuweisung erfolgt einfach über Drag&Drop, Uhrzeit und Wiederholungen können nachträglich bearbeitet werden. Die Anzeige der Differenz zwischen Soll- und Ist-Stunden ermöglicht Ihnen die Auslastung der Mitarbeiter und Objekte zu erfassen.
Soll- / Ist-Stunden in der Zeiterfassung
Die Sollstunden beim Mitarbeiter und/oder Objekt werden in die Zeiterfassung übernommen und können dort gegenübergestellt und analysiert werden.
Дати/задачи
Die Module Termine und Aufgaben ermöglichen es, anstehende Ereignisse digital zu erfassen. Die Terminansicht gibt Mitarbeitern einen Rundum-Überblick, denn hier laufen alle wichtigen Events aus anderen KleanApp-Modulen zusammen.
Termine - Kalenderansicht und Benachrichtigung bei Fälligkeit
Sie können für Ihre Mitarbeiter Termine eintragen und verwalten. Automatisch werden aus den anderen KleanApp-Modulen folgende wichtige Ereignisse als Termin übernommen: fällige Tickets, Aufgaben, geplante Kontrollen, Sollstunden aus Schnittstellen und aus unserem Dienstplan, sowie Daten aus dem Modul Reinigungsdokumentation. Durch die Kalenderübersicht in App und Web und die automatische Benachrichtigung über Push-Mitteilungen verpassen Sie und Ihre Mitarbeiter keine wichtigen Events mehr.
Aufgaben - behalten Sie den Überblick, was wurde erledigt?
Mit dem Modul Aufgaben können Sie Mitarbeitern Tätigkeiten zuweisen. Im Unterschied zum Ticketsystem sind Aufgaben für Tätigkeiten/Erledigungen gedacht, die keinen eigenen Workflow wie beim Ticketsystem benötigen. Ihre Mitarbeiter können die Aufgaben in der App abhaken und über die Webseite haben Sie alles im Blick.
Интерфейси
Финанси
- Excel-Export von Rechnungen
- Export Controlling (DB1-Auswertung)
- Export von Rechnungen im DATEV-Format inklusive Belegen (zip-Datei)
- Export von Rechnungen im DATEV-Format 'XML-Schnittstelle online' inklusive Belegen (zip-Datei)
- Export Lexware (csv-Datei)
- Online Anbindung lexware office via API
Проследяване на времето
- Excel-Export von Kommen/Gehen Buchungen
- Export Saphir (csv-Datei)
- Export Sage (txt-Datei)
- Export Digras (xml-Datei)
Lohnvorbereitung
- Export Datev 'Lohn und Gehalt' (txt-Datei)
- Export Datev 'Lodas' (txt-Datei)
- Export Addison (txt-Datei)
- Export Agenda (csv-Datei)
- Export Sage (csv-Datei)
- Export Lexware (txt-Datei)
Референтни данни
Import- und Export aller relevanten Daten via Excel-Datei.
ERP- Systeme
- Zvoove via direkte API-Anbindung
- Navision/BSS via direkte API-Anbindung
Sensorik
- Tork-Easycube für Anbindung von Spendersystemen
- FeedbackNow für Kundenbefragungen
